Zeugnissprache I. (Codes)

Der Umgang mit Zeugnissen ist schon seit Jahrhunderten [1] von Versuchen der Codierung und von Versuchen der Systematisierung geprägt. Codes sollen dazu dienen, negative Beurteilungen freundlich bzw. verdeckt zu formulieren, während Systeme (z.B. Benotungen) eine eindeutige, effiziente Beurteilung ermöglichen sollen. So entstand eine spezielle Zeugnissprache, die oft Ursache von Missverständnissen und Streit ist. Wir wollen im Folgenden kurz darstellen, was die Besonderheiten dieser Zeugnissprache sind, welche Rolle sie heute bei der Personalbeurteilung spielt und wie man am besten mit ihr umgeht. Hierzu erklären wir auf dieser Seite die Funktion von Codes in Arbeitszeugnissen und in einem weiteren Artikel das Benotungsprinzip der Zeugnissprache.

Die Verwendung von Codes in der Zeugnissprache

§ 109 der Gewerbeordnung verbietet Formulierungen im Arbeitszeugnis, "die den Zweck haben, eine andere als [...] aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen". Die Verwendung einer auf Codes basierenden Zeugnissprache ist also ausdrücklich nicht erlaubt. Trotzdem sind Formulierungen wie z.B. die Zufriedenheitsformel "Sie hat ihre Aufgaben zu unserer Zufriedenheit ausgeführt" üblich, obwohl der Wortlaut nicht erkennen lässt, dass diese Aussage eine sehr herbe Kritik darstellt. Gerichte entscheiden nämlich nicht allein nach dem Kriterium, ob die Bedeutung aus dem Wortlaut klar ersichtlich ist. Ausschlaggebend ist auch, wie eine Formulierung traditionell in Zeugnissen bzw. in der Zeugnissprache verwendet wird. [2]

Für die Praxis bedeutet das: Die Methode, Zeugnisformulierungen durch sprachliche Techniken nach Noten abzustufen (z.B. "zur vollen Zufriedenheit" = Note 3, "stets zur vollen Zufriedenheit" = Note 2, "stets zur vollsten Zufriedenheit" = Note 1) hat inzwischen Tradition und gilt als üblich. [3] Hier handelt es sich nicht um geheime Codes, sondern um eine Systematisierung der Zeugnisschreibung. Der Versuch, Arbeitnehmer durch eine doppeldeutige oder unklare Formulierung auf verdeckte Weise zu kritisieren, wird dagegen durch die Gewerbeordnung sanktioniert. Ein Beispiel:

Das Landesarbeitsgericht Hamm bewertete die Aussage "Sie war sehr tüchtig und in der Lage, ihre eigene Meinung zu vertreten" als verschlüsselten Hinweis darauf, dass die Beurteilte "von sich selbst eine hohe Meinung hat und hiervon ausgehend sachliche Kritik nicht zu akzeptieren vermag". [4] In der Urteilsbegründung weist das Gericht darauf hin, dass die strittige Formulierung dem bekannten Code der Zeugnissprache "Er war sehr tüchtig und wußte sich gut zu verkaufen" ähnelt, der besagen soll, dass der Arbeitnehmer "ein unangenehmer Mitarbeiter" war. Zudem bestätigt das Gericht, "dass es einen Geheimcode gibt, dem die vom Beklagten gewählte Formulierung zuzurechnen ist" und dass es "ein Verdienst der Sprachwissenschaft [ist], eine Reihe 'beschönigender' Zeugnisformulierungen nebst Übersetzung veröffentlicht und ausgewertet zu haben." [5] Hier bezieht sich das Gericht auf eine Liste mit Codes, die 1977 von den Sprachwissenschaftlern Gunter Presch und Klaus Gloy publiziert wurde [6] und die Grundlage für alle seitdem publizierten Geheimcode-Listen bildet.

Die rätselhafte Geheimcode-Liste

Die Geheimcode-Liste von Presch und Gloy zählt 55 "codierte" Formulierungen auf. Darunter sind etliche inzwischen verkehrsübliche Textbausteine der Zeugnissprache, zum Beispiel die heute allseits bekannten Zufriedenheitsformeln sowie einige Formulierungen, die problemlos als Kritik erkennbar sind. Zieht man diese harmlosen Formulierungen ab, dann bleiben 10 tatsächliche Codes übrig (die in der rechten Spalte auf dieser Seite abgebildet sind). Und manche dieser Codes haben in der Tat bis heute Einfluss auf die Praxis der Zeugnisformulierung.

Zunächst wirken diese 10 Codes harmlos bis lächerlich: ihre Wortwahl und die ihnen zugrunde liegenden Werthaltungen passen längst nicht mehr in die heutige Zeit und Arbeitswelt. [7] Durch den hohen Bekanntheitsgrad dieser Codes – man findet sie noch in den meisten aktuell im Buchhandel erhältlichen Fachbüchern – sind dennoch Begriffe wie "Pünktlichkeit/pünktlich", "Fleiß/fleißig", "Interesse/interessiert" und "Einfühlungsvermögen/einfühlsam" bis heute quasi vergiftet. Auch in Zusammenhängen, in denen sie eindeutig positiv wirken sollten (wenn z.B. einem Krankenpfleger ein einfühlsamer Umgang mit Patienten bescheinigt wird), können sie nach wie vor zu Missverständnissen und Konflikten führen.

Die Geheimcode-Liste stammte nach Presch und Gloy von einem Mitarbeiter der Deutschen Angestelltengewerkschaft, welche dies aber bestritten hat. Woher die Codes ursprünglich stammen, ist bis heute unklar. In den Medien wurden sie immer wieder als Erfindung bösartiger Arbeitgeber dargestellt, und auch seriöse Wissenschaftler haben sich mit der Frage beschäftigt, ob es entsprechende Absprachen zwischen Arbeitgebern bzw. Personalprofis geben könne. Wir haben, was den Ursprung dieser Zeugniscodes angeht, eine andere Hypothese.

Wie Codes der Zeugnissprache entstehen können

Neuere Arbeitszeugnis-Ratgeber nennen auch Codes, die in der Liste von Presch und Gloy noch nicht enthalten waren. Der Ursprung dieser neueren Codes ist nachvollziehbar. Ein gutes Beispiel ist die oben zitierte und vom LAG Hamm 1998 aus dem Zeugnis der Klägerin gestrichene Formulierung "Sie war sehr tüchtig und in der Lage, ihre eigene Meinung zu vertreten". Während in älteren Publikationen vor dem Code "Er war sehr tüchtig und wußte sich gut zu verkaufen" gewarnt wird, warnen neuere Publikationen auch vor der veränderten Formulierung, die 1998 Gegenstand des Rechtsstreits war. [8] Der neue "Code" ist also dadurch entstanden, dass ein Gericht in einem bestimmten Einzelfall eine Formulierung als unzulässigen Code der Zeugnissprache beurteilt hat.

Es ist möglich, dass es sich auch bei den Codes aus der Liste von Presch und Gloy um Formulierungen handelt, die von Gerichten der frühen Bundesrepublik und des Deutschen Reiches [9] in Einzelfällen als verdeckte und damit verbotene Kritik bewertet worden waren. Die antiquierte Sprache dieser Codes legt nahe, dass sie aus dem 19. oder aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts stammen. Der Zweck der Geheimcode-Liste könnte gewesen sein, Arbeitgeber vor der Verwendung der aufgelisteten Formulierungen zu warnen.

Einfluss auf die Gesetzgebung

Bei der Novellierung der Gewerbeordnung 2002 reagierte der Gesetzgeber auf die jahrzehntelange Diskussion über die Codes der Zeugnissprache. Während der noch aus dem Jahr 1869 stammende und bis 2002 geltende § 113 GewO, der ursprünglich hauptsächlich auf das Verbot kryptografischer Zeichen in Arbeitszeugnissen abzielte [10], "Merkmale" verboten hat, "welche den Zweck haben, den Arbeitnehmer in einer aus dem Wortlaut des Zeugnisses nicht ersichtlichen Weise zu kennzeichnen", verbietet der neue § 109 GewO "Merkmale oder Formulierungen [...], die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen" und fügt noch hinzu: "Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein." Allerdings wurden bereits auf Basis des alten § 113 GewO auch verdeckte Beurteilungen (Codes) von Gerichten sanktioniert, so dass sich die Rechtsgrundlage nur tendenziell verändert hat. [11]

Beredtes Schweigen als Geheimcode

Die aus der Liste von Presch und Gloy stammenden "Geheimcodes" werden in Arbeitszeugnissen so gut wie nie verwendet, auch wenn sie bis heute Interesse wecken, den Verkauf von Fachbüchern unterstützen [12] und insbesondere Arbeitnehmer dazu bringen, in neu ausgestellten Zeugnissen argwöhnisch nach Kritik zwischen den Zeilen zu suchen. In der Praxis werden aber negative Beurteilungen überwiegend dadurch zum Ausdruck gebracht, dass entweder ein bekannter Textbaustein mit der Benotung "befriedigend" oder gar "ausreichend" verwendet wird oder die entsprechende Beurteilung einfach weggelassen wird.

Doch auch das Weglassen einer zu erwartenden Aussage, das so genannte "beredte Schweigen", kann laut Urteil des BAG vom 29.07.1971 (2 AZR 250/70) "ein unzulässiges Geheimzeichen" sein. Ein Beispiel für die Urteilspraxis stellt das Urteil des BAG vom 12.08.2008 (9 AZR 632/07) dar. In diesem Streitfall hatte ein Redakteur einer Zeitung seinen ehemaligen Arbeitgeber verklagt, weil im Arbeitszeugnis seine Belastbarkeit nicht beurteilt worden war. Nach Ansicht des Redakteurs gehörte die Beurteilung der Belastbarkeit aber in der Branche zum üblichen Inhalt eines Arbeitszeugnisses. Das BAG urteilte hierzu wie folgt: "Soweit für eine Berufsgruppe oder in einer Branche der allgemeine Brauch besteht, bestimmte Leistungen oder Eigenschaften des Arbeitnehmers im Zeugnis zu erwähnen, ist deren Auslassung regelmäßig ein (versteckter) Hinweis für den Zeugnisleser, der Arbeitnehmer sei in diesem Merkmal unterdurchschnittlich oder allenfalls durchschnittlich zu bewerten (beredtes Schweigen). Der Arbeitnehmer hat dann Anspruch darauf, dass ihm ein ergänztes Zeugnis erteilt wird. Dies gebieten die Grundsätze von Zeugnisklarheit und Zeugniswahrheit."

Tipps für die Praxis

Von der Verwendung von Ironie oder sprachlichen Tricks zur verdeckten Abwertung ist ebenso abzuraten wie von einer Überstrapazierung des "beredten Schweigens", auch mit Blick auf die Urteilspraxis der Arbeitsgerichte. Falls wesentliche Beurteilungen (z.B. die Beurteilung von Befähigung und Fachwissen oder die Verhaltensbeurteilung) im Interesse des beurteilten Mitarbeiters weggelassen werden sollen, ist eine vorherige Abstimmung mit dem Mitarbeiter zu empfehlen. In manchen Fällen kann ein (beredtes) Verschweigen von Tatsachen sogar geboten sein. Z.B. darf die Tatsache einer fristlosen Kündigung bzw. eines Vertragsbruchs eines Mitarbeiters nicht konkret erwähnt, sondern nur durch das "krumme" Austrittsdatum zum Ausdruck gebracht werden (LAG Düsseldorf 22.1.1988 – 2 Sa 1654/87).

Falls kritische Beurteilungen erforderlich sind, kann es genügen, die entsprechenden Abschnitte des Zeugnisses knapp zu formulieren und bekannte Textbausteine aus der Fachliteratur zu verwenden, die mit der Schulnote 3 bewertet werden. Obwohl diese Note eigentlich eine durchschnittliche Beurteilung kennzeichnet, werden entsprechende Beurteilungen überwiegend als Kritik aufgefasst. Eine umfassende Darstellung dieses Themas finden Sie auf unserer Seite Zeugnissprache II. (Noten) unter "Tipps für die Praxis (2.)".

Zurückhaltung ist auch bei Aussagen zu persönlichen Eigenschaften oder Charakterzügen geboten, die mehrdeutig sind und leicht fehlinterpretiert werden können oder aber Diskriminierungspotenzial bergen (z.B. Aussagen zum Humor, zum fröhlichen Wesen, zum äußeren Erscheinungsbild etc.) Derartig persönliche Aussagen sollten in jedem Fall zu den Stellenanforderungen passen und mit dem betroffenen Mitarbeiter abgestimmt sein. Auch wenn man für eine offene Beurteilung im Klartext plädiert, sollte man bedenken, dass manche Leser nach versteckten Botschaften im Zeugnis suchen und es eine lange Tradition des Interpretationsstreits sowie die entsprechenden Gerichtsurteile gibt.

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Quellen

[1] Zu Codes und Geheimzeichen in historischen Zeugnissen siehe Fußnote 10. Zu Beurteilungssystemen mit abgestuften Leistungsbeurteilen finden Sie auf der Seite Zeugnissprache II. (Noten) in der rechten Spalte den Kurzbeitrag "Wie die Schulnoten ins Arbeitszeugnis kamen".

[2] Zum Beispiel fordert das LAG Hamm in seinem Urteil vom 17.12.1998 (4 Sa 630/98, 1.2.): "Der Arbeitgeber ist zwar bei der Ausstellung des Zeugnisses grundsätzlich in seiner Ausdrucksweise frei, muß sich aber [...] der in der Praxis allgemein angewandten Zeugnissprache bedienen und bei der Beurteilung des Arbeitnehmers den nach der Verkehrssitte üblichen Maßstab anlegen." Um festzustellen, was "nach der Verkehrssitte üblich ist", berufen sich Gerichte auf ältere Urteile, auf Zeugnis-Fachliteratur und sprachwissenschaftliche Studien. Ein ebenfalls wichtiges Kriterium für Gerichte ist, ob aufgrund des individuellen Streitfalls naheliegt, dass der Arbeitgeber durch die fragwürdige Formulierung eine verdeckt negative Aussage machen will.

[3] Insbesondere das LAG Hamm hat in den 1990er Jahren unter dem Vorsitz von Ernst-Dieter Berscheid stark auf eine Festschreibung der Bedeutung von Zeugnisformulierungen hingewirkt und gemeinsam mit Fachliteratur, die auf den Urteilen dieses Gerichts aufbaut, zu einer weiteren Formalisierung der Zeugnissprache und -struktur beigetragen. Das Bundesarbeitsgericht dagegen räumt Arbeitgebern bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen Gestaltungsfreiheit ein (20.02.2001, 9 AZR 44/00), fordert aber auch, dass Beurteilungssysteme gemäß den üblichen Gepflogenheiten zu verwenden sind, wenn sie denn verwendet werden (14.10.2003, 9 AZR 12/03). Dieser Sachverhalt wird ebenfalls ausführlich von Huesmann (S. 53-55, 68-70) beschrieben.

[4] LAG Hamm, Begründungs des Urteils vom 17.12.1998, 4 Sa 630/98, 2.2.3.

[5] Ebd.

[6] Gunter Presch u. Klaus Gloy: "Exklusive Kommunikation: Verschlüsselte Formulierungen in Arbeitszeugnissen". In: Sprachnormen II. Hg. Gunter Presch; Klaus Gloy. Stuttgart: poblemata frommann-holzboog, 1977.

[7] Eindeutig ist, dass diese Codes der Zeugnissprache vom geistigen Klima einer Zeit geprägt sind, in welcher Homosexualität ("umfassendes Einfühlungsvermögen") verboten bzw. für eine Einstellungsentscheidung relevant war und in welcher Frauen als grundsätzlich Männern unterlegene Arbeitnehmer betrachtet wurden. So werden die in der "Original"-Liste von 1977 genannten Codes unterschiedlich bewertet, je nachdem, ob sie auf einen Mann oder eine Frau angewendet werden. Z.B. wird die Formulierung "Wegen seiner/ihrer Pünktlichkeit war er/sie stets ein gutes Vorbild" in der männlichen Form als "Er war in jeder Hinsicht eine Niete" entschlüsselt, in der weiblichen Form als "Ihre Leistungen liegen unter dem Durchschnitt"! Diese unterschiedliche Bewertung wäre nur dadurch zu begründen, dass gegenüber Frauen (wegen einer grundsätzlich geringeren Leistungsfähigkeit?) mehr Nachsicht angebracht sei.

[8] Der 2010 erschienene Arbeitszeugnis-Ratgeber des Duden-Verlags und die neueren Publikationen des Standardwerks "Das Arbeitszeugnis" von Hein Schleßmann warnen vor beiden Codes, wobei Schleßmann bei der Angabe des "neuen" Codes korrekt das Urteil des LAG Hamm als Quelle nennt. Die Autoren Knobbe, Leis, Umnuß gehen in ihrer Publikation "Arbeitszeugnisse für Führungskräfte" von 2006 offensichtlich auf das Urteil des LAG Hamm ein, indem sie vor einem ähnlichen Code mit dem Wortlaut "Seine Auffassungen wusste er intensiv zu vertreten" warnen. Quellen siehe Spalte rechts.

[9] Die antiquierte Sprache dieser Codes und die in ihnen zum Ausdruck gebrachten Werthaltungen (Siehe Fußnote 7) legen nahe, dass die Formulierungen aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts stammen oder teilweise noch älter sind. Dafür spricht auch, dass sich Gerichte bei Streitigkeiten über (vermeintlich) codierte Zeugnis-Formulierungen stark an Urteilen der ferneren Vergangenheit orientieren. So beruft sich das LAG Hamm in seinem oben erwähnten Urteil (vom 17.12.1998, 4 Sa 630/98) u.a. auf ein Urteil des LAG Breslau vom 05.03.1935! Zudem nennt das Gericht in der Urteilsbegründung als Beispiel für einen Geheimcode das Arbeitszeugnis ines Metzgerlehrlings, in dem die Aussage gemacht worden sei, er sei "getreu bis auf die Knochen", um darauf hinzuweisen, dass er Knochen gestohlen hatte. (Die Feststellung, dass ein Mitarbeiter oder Knecht "getreu" oder "treu" sei, findet sich in Zeugnissen des 19. und frühen 20. Jahrhunderts (z.B. im Zeugnis eines Lehrlings von 1893 in unserer Sammlung historischer Arbeitszeugnisse), wird aber schon sehr lange nicht mehr verwendet.)

[10] Über kryptografische Zeichen, die heute als Codes in Arbeitszeugnissen so gut wie keine Rolle mehr spielen, wurde im 19. Jahrhundert noch intensiver diskutiert, wie Huesmann (S. 84) zeigt. Heinz Brambach verweist in seiner Dissertation von 1936 ("Das Dienstzeugnis nach den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs, des Handelsgesetzbuchs und der Gewerbeordnung", Universität Göttingen, Rechts- und Staatswissenschaftliche Fakultät, S. 51) auf einen Fall, in dem "durch eine verschnörkelte Randeinfassung des Zeugnisses zum Ausdruck gebracht werden sollte, dass der Arbeiter an einem bestimmten Streik beteiligt gewesen sei". Das beste uns bekannte Beispiel für den Einsatz von Kryptografie stellt die "Geheime Polizeischrift des Grafen von Vergennes" dar. Dem Comte de Vergennes (1717–1787) wird zugeschrieben, während seiner Zeit als französischer Außenminister kryptografische Zeichen in der französischen Administration eingeführt zu haben, um Empfehlungsschreiben zu kennzeichnen. Personen, die nach Paris an den Hof des Königs reisten, ließen sich solche Empfehlungsschreiben von Vertretetern des französischen Staates an ihrem Wohnort bzw. in ihrem Land ausstellen. Durch Verwendung eines Codierungssystems sollen Vergennes und seine Behörde in Paris in der Lage gewesen sein, die Absichten eines Besuchers am Hof vorab einschätzen zu können. Aus der Einfassung des Schreibens mit Ornamenten (Linien, Kreise, verschiedene Blumenarrangements) sowie durch Unterstreichungen und eine Nummerierung des Schreibens sollen z.B. Herkunft, Vermögen, Familienstand, Religion, Intelligenz, Charakterzüge und politische Absichten etc. erkennbar gewesen sein. Eine zeitgenössiche Darstellung bietet die Publikation: "Die geheime Polizey-Schrift des Grafen von Vergennes [...]" (Eisenach: Johann Georg Ernst Wittelkindt, 1793).

[11] Siehe hierzu z.B. die kritische Erörterung der Formulierung des Abs. 2 des § 109 GewO auf der Website der Berliner Anwaltskanzlei Glock & Professionals

[12] In ihrer Studie "Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive" (Wiesbaden: Gabler Verlag, 2008. S. 226-231) untersucht Barbara Huesmann u.a. die Thematisierung von Codes in Presseartikeln und Ratgeber-Literatur. Sie stellt dabei fest, dass der Begriff "Geheimcode" gerne in Überschriften und Klappentexten benutzt wird, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken, während dann in den Texten entweder festgestellt wird, dass es keine Geheimcodes gebe, oder aber die 1977 von Gunter Presch und Klaus Gloy publizierte Geheimcode-Liste zitiert wird.