Beinahe alle Fachbücher zum Thema Arbeitszeugnis enthalten sprachlich abgestufte Musterformulierungen, die Schulnoten zugeordnet sind. Das prominenteste Beispiel für das Benotungsprinzip der Zeugnissprache ist die sogenannte Zufriedenheitsformel:

"stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" (Note 1),
"stets zu unserer vollen Zufriedenheit" (Note 2),
"zu unserer vollen Zufriedenheit" (Note 3),
"zu unserer Zufriedenheit" (Note 4),
"insgesamt zu unserer Zufriedenheit" (Note 5). [1]

Aufgrund der weiten Verbreitung sprachlich abgestufter Musterformulierungen denkt mancher Arbeitnehmer, dass jede Beurteilung im Arbeitszeugnis eindeutig einer Note zugeordnet werden kann. Das ist aber keineswegs so. Denn Arbeitgeber müssen beim Formulieren von Zeugnissen keine benoteten Textbausteine aus Fachbüchern 1:1 übernehmen, sondern können diese kombinieren oder ein Zeugnis ganz frei formulieren. Es gibt bis heute keine allgemein anerkannte Zeugnissprache als geschlossenes System, sondern nur Versuche der Systematisierung. Für die Praxis bedeutet das, dass man wichtige Notenzuordnungen wie z.B. die Zufriedenheitsformeln berücksichtigen muss, diese aber nur einen Aspekt der Zeugnisschreibung und -interpretation darstellen. Um den Umgang mit Noten im Arbeitszeugnis zu erleichtern, erklären wir im Folgenden, wie das Benotungsprinzip funktioniert und welche Bedeutung es für die Beurteilung und Auswahl von Arbeitnehmern in der Praxis hat.

Das Benotungsprinzip der Zeugnissprache

Seit den 1970er Jahren werden in der Fachliteratur nach Noten abgestufte Textbausteine publiziert. Diese Notenabstufungen der Zeugnissprache erfolgen überwiegend nach dem Vorbild der traditionellen Zufriedenheitsformeln (stets vollst – stets voll – voll) [2]:

Sehr gute Beurteilungen werden durch ein aufwertendes Modaladverb bzw. einen Superlativ (sehr, äußerst, vollst) und ein zusätzliches Temporaladverb (stets, jederzeit, immer) gekennzeichnet:

Sie führte ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus.
Sie zeigte jederzeit sehr großes Engagement.
Er arbeitete immer absolut zuverlässig und selbständig.

Gute Beurteilungen werden durch ein Temporaladverb (stets, jederzeit, immer) gekennzeichnet:

Sie führte ihre Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus.
Sie zeigte jederzeit großes Engagement.
Er arbeitete immer zuverlässig und selbständig.

Befriedigende Beurteilungen werden entweder gar nicht oder nur durch positiv wirkende Adjektive aufgewertet (groß, voll, erfolgreich, gut etc.), aufwertende Temporaladverbien sowie Modaladverbien bzw. Superlative fehlen:

Sie führte ihre Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit aus.
Sie zeigte großes Engagement.
Er arbeitete zuverlässig und selbständig.

Unterdurchschnittliche Beurteilungen werden durch das Fehlen positiv wirkender Adjektive und oft auch durch einschränkende Adverbien (insgesamt, grundsätzlich, weitgehend, auch etc.) gekennzeichnet. Dabei kennt die Zeugnissprache kein System für eine klare Unterscheidung zwischen den Noten 4 und 5.

Sie führte ihre Aufgaben zu unserer Zufriedenheit aus.
Sie führte ihre Aufgaben zum großen Teil zu unserer Zufriedenheit aus.
Sie zeigte Engagement.
Er arbeitete weitgehend zuverlässig und selbständig.

Die meisten Textbausteine in Fachbüchern und Zeugnis-Software sind nach diesem Prinzip Noten zugeordnet, wobei das Prinzip aber nicht immer konsequent angewendet wird. Schließlich kann auch in einem Spitzenzeugnis nicht jedes Leistungsattribut aufgewertet werden: eine Aussage wie "Er war ein stets sehr zuverlässiger, immer höchst selbständig und jederzeit absolut zielstrebiger Mitarbeiter" wäre grotesk. Daher werden in der Regel nur zentrale Aussagen nach dem beschriebenen Prinzip "markiert", wobei ein Temporaladverb und ein aufwertendes Modaladverb maximal einmal in einem Satz vorkommen.

Vorteile des Benotungsprinzips

1. Eine auf benoteten Textbausteinen aufbauende Zeugnissprache ermöglicht einen effizienteren Umgang mit Arbeitszeugnissen: Arbeitgeber können mit ihrer Hilfe (und darauf basierender Software) Zeugnisse schneller erstellen.

2. Die Verwendung bekannter benoteter Textbausteine kann eine schnellere Einschätzung von Arbeitszeugnissen erleichtern. Auch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass mehrere Leser ein Zeugnis gleich bzw. ähnlich interpretieren.

Nachteile des Benotungsprinzips

1. Es handelt sich beim Benotungsprinzip um den Versuch einer Systematisierung, nicht aber um ein fertiges, in sich geschlossenes System. [3] Bereits die seltener verwendete Zufriedenheitsformel "zur vollsten Zufriedenheit" (ohne "stets") wird in verschiedenen Fachbüchern Noten von 1 bis 2-3 zugeordnet. [4] Folglich kommt es oft zu Streit um Notenzuordnungen.

2. Musterformulierungen aus der Fachliteratur, die den Noten 4 bis 6 entsprechen sollen, sind nicht mehr systematisch sprachlich abgestuft, sondern beurteilen Arbeitnehmer oft auf verdeckte Weise. Zum Beispiel lassen die Aussagen "Er führte die ihm übertragenen Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse durch" [5] oder "Wir lernten sie als kompetente Mitarbeiterin kennen" [6] (jeweils Note 5) das enthaltene negative Urteil anhand ihres Wortlauts nicht klar erkennen. Die Verwendung solcher verdeckt negativen Beurteilungen kann im Streitfall evtl. als Verstoß gegen die Gewerbeordnung gewertet werden. § 109 GewO verbietet Formulierungen, "die den Zweck haben, eine andere als [...] aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen" [7]

3. Eine Fixierung auf Textbausteine und Noten sowie die Verwendung von Zeugnis-Software führen dazu, dass Zeugnisaussteller weniger über die individuelle Person nachdenken, die sie beurteilen. Das Ergebnis sind oft austauschbar wirkende bzw. nichtssagende Arbeitszeugnisse. Diese sind als Beurteilungs- und Auswahlinstrument für Arbeitgeber (und damit auch für Arbeitnehmer) nur von geringem Wert.

Bedeutung für die Personalauswahl

Seriöse Fachautoren von Arbeitszeugnis-Ratgebern sehen das Benotungsprinzip als ein Hilfsmittel zur Vereinfachung der Zeugnisschreibung und betonen die Mehrfach-Interpretierbarkeit von Zeugnisformulierungen. [8] Manche lehnen das Benotungsprinzip auch ab; so fordert z.B. der Autor Karl-Heinz List unter Berufung auf das Bundesarbeitsgericht die Formulierung von Zeugnissen im Klartext ohne die Vergabe von Noten. [9] In der Schweiz wird das Prinzip der Notenzuordnung überwiegend abgelehnt. [10] In Deutschland haben sich benotete Textbausteine als Mittel zur effizienteren Zeugnisschreibung aber weitgehend durchgesetzt; bereits betriebsinterne Beurteilungsbögen und Feedback-Instrumente (die oft als Grundlagen für die Zeugnis-Erstellung verwendet werden) enthalten oft Notenskalen. Allerdings werden in neueren Arbeitszeugnis-Ratgebern immer mehr benotete Textbausteine publiziert, die den Notenzuordnungen in älteren Publikationen widersprechen und die Idee von einem "System" ad absurdum führen.

Im täglichen Umgang mit Arbeitszeugnissen verwenden Personalprofis allerdings kaum Fachbücher, um Zeugnisse zu "entschlüsseln". Stattdessen sehen sie in erster Linie auf den Gesamteindruck und die enthaltenen Fakten (Stellenbeschreibung, konkrete Arbeitserfolge). Auch dem abschließenden Absatz mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen sowie der Zufriedenheitsformel (sofern vorhanden) werden in der Regel größere Bedeutung zugemessen. Bei den einzelnen Bewertungen von Bereitschaft, Befähigung, Fachwissen etc. fallen schwache Beurteilungen allein schon sprachlich auf (wenn sie keinerlei aufwertende sprachliche Elemente im Sinne des oben beschriebenen Grundprinzips enthalten), ohne dass man sie aufwändig "entschlüsseln" muss.

Tipps für die Praxis

1. Individualität und Fakten zählen mehr als Noten

Ein Zeugnis, das nur aus Standard-Textbausteinen besteht, ist als Auswahlinstrument von geringem Wert. Das gilt insbesondere für Zeugnisse von Mitarbeitern mit größerer Verantwortung, in denen der Leser Hinweise auf die wichtigsten Arbeitserfolge ebenso erwartet wie eine Beurteilung der individuellen Fähigkeiten und Stärken. Denken Sie beim Schreiben des Zeugnisses daran, wie der beurteilte Mitarbeiter die spezifischen Anforderungen seiner Stelle erfüllte. Sofern Sie Textbausteine bzw. Software verwenden, sollten Sie die Formulierungen insbesondere bei der Beurteilung der Arbeitsbefähigung, des Fachwissens und der Arbeitsergebnisse individuell anpassen. Wenn Sie das oben beschriebene Benotungsprinzip berücksichtigen, den Mitarbeiter gemäß den Stellenanforderungen individuell beurteilen und die Beurteilung durch Nennung wesentlicher Arbeitserfolge (aus Sicht des Unternehmens!) untermauern, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass der Leser das Arbeitszeugnis in Ihrem Sinne versteht.

2. Nur Noten 1 bis 3 verwenden

Zeugnis-Musterformulierungen in Fachbüchern sind in der Regel in 5 oder 6 Notenstufen abgestuft. Eine Beurteilung von Arbeitnehmern mit den Schulnoten 4 bis 6 bzw. den entsprechenden Formulierungen ist aber aus zwei Gründen problematisch. Erstens wird der Arbeitgeber durch eine derartige Beurteilung beweispflichtig und muss im Streitfall nachweisen können, dass der Arbeitnehmer schlechte Arbeit geleistet hat. [11] Zweitens ist bei Musterformulierungen, die mit den Schulnoten 4 bis 6 gleichgesetzt werden, aus dem Wortlaut oft nicht erkennbar, dass es sich um negative Einschätzungen handelt. Es besteht die Gefahr, dass solche Formulierungen als verbotene Zeugniscodes verstanden werden, die gegen den Grundsatz der Zeugnisklarheit (§ 109 GewO) verstoßen. [12]

Kein Wunder, dass in der Praxis hauptsächlich Zeugnisse mit den Noten 1 bis 3 ausgestellt werden. Dabei gilt die Note 3, die theoretisch den durchschnittlichen Arbeitnehmer kennzeichnen soll, bereits als Kritik. Nach einer 2010 durchgeführten Analyse der Personalmanagement Service GmbH Schiller & Redekop entsprachen von rund 1000 ausgewerteten Zeugnissen:

42% der Note 1 oder 1,5
37% der Note 2 oder 2,5 und
16% der Note 3. [13]

Nur 5% der im Rahmen der Studie ausgewerteten Zeugnisse beurteilten den Arbeitnehmer schlechter als mit der Note 3. Die Autorin Barbara Huesmann kommt in einer ähnlichen Studie auf Basis von 411 untersuchten Zeugnissen sogar nur auf einen Wert von 3%. [14] Das zeigt, dass sich ein dreistufiges Beurteilungssystem weitgehend durchgesetzt hat. Wenn Sie Kritik zum Ausdruck bringen wollen, genügt es, bekannte Textbausteine der Note 3 zu verwenden und keine bzw. angemessen knappe Aussagen zu Arbeitserfolgen zu machen. Von der Verwendung von Ironie oder sprachlichen Tricks zur verdeckten Abwertung ist mit Blick auf die Urteilspraxis der Arbeitsgerichte ebenso abzuraten wie vom "beredten Schweigen".

Quellen

[1] Siehe u.a.: Weuster/Scheer: "Arbeitszeugnisse in Textbausteinen", 12. Auflage. Stuttgart u.a.: Boorberg Verlag, 2010. 89; Hein Schleßmann: "Das Arbeitszeugnis", 18. Auflage. Frankfurt am Main: Verlag Recht und Wirtschaft, 2009. 180; Urteil des LAG Hamm vom 13.02.1992 - 4 Sa 1077/91.

[2] Die überwiegende Zahl der Musterformulierungen in den meisten Publikationen zur Zeugnisschreibung ist nach diesem Schema gestaltet und abgestuft. Das Prinzip wird u.a. von Weuster (178) sowie von Schleßmann (192-193) beschrieben.

[3] Der Versuch einer Systematisierung der Zeugnisschreibung erfolgte seit den 1970er Jahren durch diverse Fachpublikationen sowie in den 1990er Jahren durch das LAG Hamm, welches durch eine Reihe von Urteilen die Bedeutung und Notenzuordnung von Zeugnisformulierungen festgelegt und damit die neuere Fachliteratur und die Praxis der Zeugnisformulierung geprägt hat. (Mehr zu diesem Thema schreibt Monika Huesmann in ihrer Studie "Arbeitszeugnisse aus personalpolitischer Perspektive". Wiesbaden: Gabler Verlag, 2008. 68-69.)

Das BAG hingegen betonte in mehreren Urteilen die Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers bei der Zeugnisformulierung. So ist laut Urteil des BAG vom 14.10.2003 (9 AZR 12/03) dem Arbeitgeber "gesetzlich nicht vorgegeben, welche Formulierungen er im Einzelnen verwendet [...]. Auch steht ihm frei, welches Beurteilungssystem er heranzieht." In einem weiteren Urteil vom 20.02.2001 (9 AZR 44/00, unter Verweis auf ein Urteil vom 29.07.1971 - 2 AZR 250/70) forderte das BAG: "Das Zeugnis muss deshalb allgemein verständlich gefasst sein. In diesem Rahmen ist der Arbeitgeber grundsätzlich frei in der Formulierung des Zeugnisses, so lange das Zeugnis nichts Falsches enthält [...]".

Doch setzt auch das BAG im erwähnten Urteil vom 14.10.2003 der Gestaltungs- und Interpretationsfreiheit Grenzen: "Benutzt der Arbeitgeber allerdings ein im Arbeitsleben übliches Beurteilungssystem, so ist das Zeugnis so zu lesen, wie es dieser Üblichkeit entspricht. Das gilt auch für eine zusammenfassende Endbeurteilung, die für das weitere berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers von erheblicher Bedeutung ist. Bei einer Fülle von Bewerbungen werden eingereichte Zeugnisse vielfach nur "diagonal" überflogen und das Augenmerk auf die Schlussnote gerichtet. Deren Formulierung kann daher den Ausschlag geben, ob der Bewerber zum Vorstellungsgespräch gebeten wird und sich damit seine Chancen auf eine Einstellung erhöhen." Zitat aus dem Urteil des BAG vom 14.10.2003, 9 AZR 12/03.

[4] Weuster/Scheer 95; Huber/Müller 70.

[5] Siehe z.B. Knobbe, Leis, Umnuß: "Arbeitszeugnisse für Führungskräfte". Freiburg u.a.: Haufe Verlag, 2006. 104; ähnlich bei Weuster/Scheer 228. Die Formulierung findet sich, teils leicht abgewandelt, auch in Publikationen anderer Autoren.

[6] Duden: "Das richtige Arbeitszeugnis". Mannheim: Verlag Bibliographisches Institut AG, 2010. 135.

[7] Ähnliche Formulierungen wurden von Gerichten beanstandet, z.B. handelt es sich bei der Aussage "Wir lernten sie als umgängliche Kollegin kennen" laut dem LAG Hamm (17.12.1998, 4 Sa 630/98) um einen unerlaubten Geheimcode.

[8] Siehe z.B. Weuster/Scheer 143, 177 f.; Schleßmann 168 f.

[9] Siehe Karl-Heinz List, "Das zeitgemäße Arbeitszeugnis", 4. Auflage. Nürnberg: Bildung und Wissen Verlag, 2009. 8-9. (9 AZR 44/00).

[10] Siehe z.B. Thomas M. Schwarb, "Das Arbeitszeugnis als Instrument der Personalpraxis", Sonderdruck für die Fachtagung "Arbeitszeugnis" an der Fachhochschule Solothurn Nordwestschweiz. August 1999.

[11] Siehe z.B. Urteil des BAG vom 24.03.1977 (3 AZR 232/76).

[12] Siehe hierzu unsere Themenseite Codes der Zeugnissprache.

[13] Siehe Website der Personalmanagement Service GmbH, Berlin.

[14] Huesmann 206.