Von Gunnar Szymaniak

1. Was ist ein Letter of Reference? / Definition

2. Was ist ein Letter of Recommendation? / Definition

3. Unterschiede zum Arbeitszeugnis

4. Gemeinsamkeiten mit dem Arbeitszeugnis

5. Gibt es "negative" Letters of Reference?

6. Die Rolle bei der Personalauswahl

7. Tipps zum Umgang mit Letters of Reference / Recommendation

8. Literatur

1. Was ist ein Letter of Reference? / Definition

Arbeitnehmerbeurteilung durch Letters of Reference: Im englischen Sprachraum erfüllen Letters of Reference die Funktion des Arbeitszeugnisses. Allerdings gibt es in der Regel keinen Anspruch auf einen Letter of Reference: dieser wird freiwillig erteilt, um einen Arbeitnehmer bei der Suche einer neuen Stelle zu unterstützen. Ein Letter of Reference dient dazu, den Arbeitnehmer sowohl zu beurteilen als auch zu empfehlen.

Basis für mündliche Kontaktaufnahme: Wie ein Arbeitszeugnis dient der Letter of Reference dazu, die vom Bewerber gemachten Angaben zu verifizieren und ungeeignete Bewerber zu identifizieren. Darüber hinaus wird durch einen Letter of Reference der Kontakt zwischen dem Aussteller des Schreibens und dem potenziellen Arbeitgeber hergestellt und die Grundlage für eine direkte (mündliche) Kommunikation geschaffen.

Adressaten: Ein Letter of Reference kann wie ein Arbeitszeugnis vom Arbeitnehmer angefordert und diesem ausgehändigt werden. Er wird zumeist grundsätzlich für Bewerbungen des Arbeitnehmers erstellt und enthält dann z.B. die Anrede (es handelt sich schließlich um einen Brief / Letter): "Dear Sir/Madam: "oder "To Whom It May Concern". Der Letter of Reference kann aber auch für eine spezielle Bewerbung erstellt werden und an den Verantwortlichen beim potenziellen Arbeitgeber adressiert sein: "Dear Mr. Fox". In diesem Fall wird im Letter of Reference dargestellt, warum der Bewerber die ideale Besetzung für diese eine, von ihm angestrebte Stelle ist.

Mündliche Referenzen bevorzugt: In der Regel werden im englischen Sprachraum mündliche Auskünfte (von deren Erteilung der Arbeitnehmer evtl. gar nicht erfährt) über Bewerber bevorzugt. Der Hauptgrund dafür ist die tendenziell geringere Glaubwürdigkeit des Letter of Reference. Da dieser entweder von einer vom Bewerber selbst ausgewählten Person ausgestellt wird oder von einem Vertreter des Arbeitgebers, der sich vor einer Schadenersatzklage des Bewerbers fürchtet, handelt es sich zuweilen auch dann um ein Loblied, wenn die Leistung des Arbeitnehmers kein Lob verdient hat.

Vorteile schriftlicher Referenzen: Der Wert eines Letter of Reference hängt vom Ruf des Ausstellers bzw. Unterzeichners und von der Differenziertheit, Faktenbasiertheit und Aussagekraft des Schreibens ab. Ein Schreiben, dessen Lob faktenbasiert ist, kann bei Bewerbungen durchaus von großem Vorteil sein. Der besondere Vorteil schriftlicher Referenzen in der Weltsprache Englisch ist, dass sie auch dann wirken, wenn Sprachbarrieren oder organisatorische Schwierigkeiten das direkte Gespräch unmöglich machen. Und auch nach Jahren, wenn der Aussteller einer schriftlichen Referenz evtl. das Unternehmen gewechselt hat oder nicht mehr berufstätig ist, kann seine Referenz dem Bewerber weiterhelfen, sofern ihr Lob auf nachprüfbaren Fakten basiert und somit plausibel ist.

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2. Was ist ein Letter of Recommendation? / Definition

Die Bezeichnungen Letter of Reference und Letter of Recommendation werden überwiegend gleichbedeutend verwendet. In manchen Publikationen werden die an einen speziellen Adressaten gerichteten Referenzschreiben als Letter of Recommendation bezeichnet, während Referenzschreiben ohne speziellen Adressaten als Letter of Reference bezeichnet werden. Diese Unterscheidung beider Begriffe ist aber nicht allgemein anerkannt.

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3. Unterschiede zum Arbeitszeugnis

Kein Vollständigkeitsanspruch: Ein Letter of Reference muss keine umfassende Beurteilung von Fähigkeiten, Leistungen und Verhalten enthalten. Auch muss er keine grundsätzlichen Informationen zum Arbeitsverhältnis und zum Stellenprofil enthalten, die auch im Lebenslauf zu finden sind. Die Darstellung beschränkt sich (insbesondere in den USA) in erster Linie auf persönliche Einschätzungen der Fähigkeiten und des Charakters des Referenznehmers sowie auf eine begründete Empfehlung. Die kurze schriftliche Referenz spart dem Aussteller Zeit und erlaubt ihm, später flexibler auf telefonische Anfragen zu reagieren, da er sich schriftlich noch nicht detailliert festgelegt hat. Viele Aussteller haben den Anspruch, eine Referenz auf einer Seite auszustellen.

Keine verbindlichen Vorgaben zu Form und Inhalt: Aussteller von Letters of Reference haben weitgehende Gestaltungsfreiheit, so dass Letters of Reference stark durch die Persönlichkeit des Ausstellers und durch den Kulturraum geprägt sein können, aus dem der Aussteller kommt. Ausschlaggebend für Form und Inhalt eines Letter of Reference sind aber hauptsächlich die Qualität und Dauer der Beziehung zwischen Aussteller und Bewerber, der Zweck der Referenz sowie branchenspezifische Gepflogenheiten.

Kein Rechtsanspruch: Im englischen Sprachraum gibt es - mit Ausnahme einzelner Fälle, Regionen und Berufsgruppen - keinen grundsätzlichen Anspruch auf eine Arbeitnehmerbeurteilung. Referenzschreiben werden freiwillig ausgestellt oder verweigert.

Freie Wahl des Ausstellers: Ein Arbeitnehmer kann den Aussteller seines Referenzschreibens theoretisch frei auswählen, also auch zu einem Arbeitsverhältnis mehrere Referenzschreiben unterschiedlicher Personen vorlegen. Allerdings werden Referenzschreiben in Unternehmen in der Regel vom Vorgesetzten oder einem Repräsentanten des Unternehmens ausgestellt; Referenzen von Kollegen gelten selbstverständlich als weniger glaubwürdig.

Empfehlung durch Einzelperson: Ein Letter of Reference wird zumeist durch eine Einzelperson ausgestellt, die ihre Beziehung zum Bewerber kurz erläutert (Art und Dauer der Zusammenarbeit) und ihn aus ihrer persönlichen Perspektive empfiehlt. Dementsprechend werden die Schreiben in dem meisten Fällen in der ersten Person Singular formuliert. Insbesondere US-amerikanische Referenzen haben eher den Charakter einer Empfehlung als den einer Beurteilung und enthalten häufig sehr starkes Lob.

Beispielhafte Darstellung von Leistungen und Arbeitserfolgen: Da englische Referenzschreiben in der Regel keine (umfassende) Aufgabenbeschreibung und keine systematischen Kernausssagen zu wesentlichen Leistungsbereichen enthalten, werden Leistungen und Arbeitserfolge häufig anhand von Beispielen dargestellt.

Keine Angaben zum Alter und zum Geburtsort: Diese personenbezogenen Daten, die in vielen Arbeitszeugnissen auch nach Inkrafttreten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) 2006 noch zu finden sind, sowie auch Angaben zur Elternschaft (in Arbeitszeugnissen in Form von Angaben zur Elternzeit zu finden) sind im englischen Sprachraum nicht üblich und in den USA tabu.

Aufforderungen zur Kontaktaufnahme: Häufig enthalten Letters of Reference die Aufforderung zur Kontaktaufnahme mit dem Aussteller; hierzu werden auch Telefonnummern und E-Mail-Adressen angegeben.

Briefform: Es handelt sich der Form nach um Briefe (Letters), die dementsprechend keine Überschrift benötigen, mit einer Anrede ("To Whom It May Concern:" / "Dear Martha Miller:") beginnen und mit einer Grußformel ("Sincerely," / "Yours sincerely") enden.

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4. Gemeinsamkeiten mit dem Arbeitszeugnis

Wahrheit und verständiges Wohlwollen: Wie Arbeitszeugnisse müssen auch Letters of Reference wahre Aussagen machen und mit "verständigem Wohlwollen" ("in good faith" / "without malice") formuliert sein. Auch haben Aussteller von Letters of Reference gegenüber den Beurteilten und gegenüber künftigen Arbeitgebern die Verantwortung für ihre Aussagen übernehmen - im Streitfall auch vor Gericht.

Sprachliche Aufwertungstechniken: Letters of Reference werden wie Arbeitszeugnisse beinahe immer durchweg positiv formuliert, wobei Schwächen des Beurteilten verschwiegen oder durch schwach positive Beurteilungen nur angedeutet werden. Es werden wie in Arbeitszeugnissen Superlative sowie steigernde Adverbien und Adjektive verwendet, um Aussagen aufzuwerten. Im Vergleich mit der Umgangssprache erscheinen die Aussagen häufig übertrieben positiv. In Letters of Reference erfolgt die Aufwertung von Aussagen allerdings nicht systematisch anhand von Formulierungstabellen; Aussagen werden nicht mit Schulnoten gleichgesetzt.

Form und Inhalt: Der Text eines Letters of Reference sollte wie der Text eines Arbeitszeugnisses klar gegliedert, argumentativ sinnvoll aufgebaut und fehlerfrei verfasst sein. Rechtschreibfehler, stilistische Mängel oder eine schlampige Formatierung fallen auf den Aussteller (der offenbar nicht über die Kompetenz zur Ausstellung eines verkehrsüblichen schriftlichen Dokuments verfügt) und auf den Beurteilten (der die Mängel offenbar nicht erkannte und reklamierte) zurück. In der Regel werden Letters of Reference wie Arbeitszeugnisse auf dem Geschäftspapier des ausstellenden Unternehmens ausgestellt.

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5. Gibt es "negative" Letters of Reference?

Negative Beurteilungen sind möglich: Letters of Referenzen (insbesondere solche, die direkt vom ehemaligen Arbeitgeber an einen potenziellen Arbeitgeber gerichtet sind und deren Inhalt der Arbeitnehmer nicht kennt) können auch eindeutig negative Aussagen enthalten oder sogar von einer Einstellung abraten. Ob solche "negativen Referenzen" ohne Wissen des Arbeitnehmers erlaubt sind und welche Informationen Arbeitgeber in diesen Fällen über ihre früheren Arbeitnehmer verbreiten dürfen, ist gesetzlich unterschiedlich geregelt. In der Regel sind negative Beurteilungen erlaubt, wenn sie auf nachweisbaren Fakten beruhen und keine falschen, irreführenden oder böswilligen Aussagen beinhalten.

Sprachliche Abwertungstechniken: In Referenzen, die Arbeitnehmern ausgehändigt werden, wird Kritik in der Regel ähnlich wie in Arbeitszeugnissen zum Ausdruck gebracht: durch positiv formulierte, zugleich aber mehrdeutige, unpassende oder auffällig zurückhaltende Formulierungen. Zu den häufigsten Abwertungstechniken zählen "lauwarmes Lob", beredetes Schweigen und die Überbetonung weniger wichtiger Fähigkeiten, Eigenschaften und Erfolge. Einige Beispiele:

Betonung des (vergeblichen) Bemühens:
"He tried very hard to provide excellent customer service."

Zweifelhaftes Lob:
"Marc appears to be a highly committed and productive researcher."

Einschränkungen:
"Anne worked very well with project partners she accepted."

Hinweis auf Schwächen:
"Although he has not much sales experience, his results are already better than average."

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6. Die Rolle bei der Arbeitnehmerauswahl

Mangelnde Bereitschaft zur Referenzausstellung: Die Bereitschaft zur Ausstellung von Letters of Reference ist - insbes. in den USA - begrenzt, häufig werden nur kurze Arbeitsbescheinigungen ohne Beurteilung ("No Comment References") ausgestellt. Ein Grund für diese Zurückhaltung ist die Furcht vor Schadenersatzklagen unzufriedener Arbeitnehmer, die sich gegen (vermeintlich) nachteilige und sachlich falsche Beurteilungen wehren. Ein anderer Grund ist die Furcht vor Schadenersatzklagen künftiger Arbeitgeber, die einen ihnen empfohlenen Arbeitnehmer einstellen, durch diesen Schaden erleiden und dann klagen, weil ihnen wesentliche negative Informationen über den Arbeitnehmer verschwiegen wurden (z. B. dem früheren Arbeitgeber bekannte Fälle von Gewalttätigkeit oder sexueller Belästigung). Die Ausstellung von Referenzen kann also für Unternehmen mit einem doppelten Risiko verbunden sein, zugleich ziehen sie aus der Ausstellung keinen direkten und kurzfristigen Nutzen.

Unternehmen benötigen Referenzen: Wenn ein Bewerber über keine aussagekräftigen Referenzen verfügt, sind potenzielle Arbeitgeber alleine auf die Angaben des Bewerbers angewiesen und müssen diese mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand überprüfen (durch Background Checks). Dies kann vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen eine Einstellungshürde darstellen. Zugleich sind fähige Arbeitnehmer ohne Referenzen am Arbeitsmarkt benachteiligt (da ihr Aufwand, um ihre Eignung zu beweisen, steigt), während unfähige Arbeitnehmer im Vorteil sind (da potenzielle Arbeitgeber ihre fehlende Eignung im Voraus möglicherweise nicht erkennen). Damit entspricht die Ausstellung von Referenzen, ob mündlich oder schriftlich, dem gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Interesse.

Das "Reference Dilemma" Der Umstand, dass Unternehmen bei der Personalauswahl Referenzen benötigen, zugleich aber dem eigenen Personal beim Ausscheiden keine Referenzen ausstellen wollen, wird auch als "Reference Dilemma" bezeichnet. In den USA suchen seit den 1990er Jahren Gesetzgeber, Unternehmen und Arbeitnehmer vermehrt nach Wegen aus diesem Dilemma, was bislang zu folgenden Maßnahmen führte:

Qualified Privilege: In den USA gewähren inzwischen die meisten Bundesstaaten Arbeitgebern das Recht, gegenüber potenziellen Arbeitgebern auch kritische Aussagen über einen Arbeitnehmer zu machen, ohne dass dieser dagegen klagen kann. Qualified Privilege gilt aber nur dann, wenn keine falschen, irreführenden oder böswilligen Aussagen gemacht werden.

Verpflichtung zur Referenzausstellung: Ebenfalls in den USA wurden in den letzten Jahren Arbeitgeber einzelner Bundesstaaten und Branchen zur Referenzerteilung verpflichtet. Beispielsweise wurde für das Gesundheitswesen in New Jersey ein entsprechendes Gesetz erlassen, nachdem eine psychisch kranke Pflegekraft während ihrer beruflichen Tätigkeit in 10 verschiedenen Krankenhäusern jeweils Patienten getötet hatte.

Arbeitnehmer verzichten auf Wahrnehmung ihrer Rechte: Arbeitnehmer werden im englischen Sprachraum zuweilen gebeten, durch Abschluss eines "Release" auf ihr Recht auf Information über den Inhalt erteilter Referenzen oder auch auf ihr Recht auf eine Klage bzgl. des Referenzinhalts zu verzichten. Im Gegenzug erteilt der Arbeitgeber schriftliche oder mündliche Referenzen. Ebenfalls können Bewerber dem potenziellen Arbeitgeber die Erlaubnis zur Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern erteilen, so dass dieser gefahrlos Informationen einholen kann.

Professionalisierung der Referenzerteilung: Arbeitgeber implementieren interne Richtlinien zur Referenzerstellung und benennen Verantwortliche.

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7. Praxis-Tipps zum Umgang mit Letters of Reference

Nicht 1:1 übersetzen: Eine 1:1-Übersetzung eines deutschen Arbeitszeugnisses ins Englische ist nicht zu empfehlen; die grundsätzlichen Unterschiede zwischen Arbeitszeugnis und Letter of Reference sollten beachtet werden. Es ist aber auch nicht notwendig, sich zwanghaft an bestimmte Gepflogenheiten im englischen Sprachraum anzupassen und z.B. eine typisch US-amerikanische Referenz zu schreiben. Authentizität ist wichtig für die Glaubwürdigkeit eines Letters of Reference! In der Praxis werden mit englischen Referenzschreiben, die ähnlich wie deutsche Arbeitszeugnisse strukturiert sind und z.B. eine stichpunktartige Aufgabenbeschreibung und einen ausführlichen Leistungsteil mit Leistungszusammenfassung enthalten, überwiegend gute Erfahrungen gemacht. Beim Schreiben einer solchen, zeugnisartigen Referenz sollten Sie aber unbedingt wesentliche konkrete Arbeitserfolge des Arbeitnehmers herausstellen, um durch Fakten zu überzeugen. Ferner sollten Sie im Text auch persönliche Charaktereigenschaften loben und eine eindeutige und direkte Empfehlung aussprechen.

Mit Vorsicht interpretieren: Beim Interpretieren internationaler englischer Referenzschreiben sind Gelassenheit, Offenheit gegenüber der Vielfalt möglicher Formen und kultureller Prägungen von Referenzschreiben sowie die persönliche Nachfrage hinsichtlich zweifelhaft oder kritisch erscheinender Punkte zu empfehlen. Achten Sie auf die für Sie nützlichen Informationen und nutzen Sie diese als Grundlage für eventuelle Nachfragen beim Aussteller der Referenz.

Deutschsprachige Leser tendieren dazu, kritische Formulierungen als "KO"-Kriterien zu werten und mit einer grundsätzlich schlechten Beurteilung gleichzusetzen. Im englischen Sprachraum werden Abwertungstechniken aber offener und unsystematischer angewendet, da es keine Listen mit "Geheimcodes" und keine Gleichsetzung bestimmter Formulierungen mit bestimmten Schulnoten gibt. Leichte Kritik in Referenzen kann im Bestreben formuliert sein, die ganze Person des Arbeitnehmers bzw. seine persönliche Entwicklung ehrlich zu beurteilen. Nobody is perfect! Achten Sie stärker auf den Gesamteindruck und darauf, ob hinsichtlich der Anforderungen Ihres Unternehmens grundlegende Zweifel an den Fähigkeiten des Bewerbers geweckt werden.

Aus persönlicher Perspektive formulieren: Formulieren Sie nicht zu nüchtern und distanziert: Eine Referenz ist kein Arbeitszeugnis; die persönliche Note und das persönliche Lob sind wichtig. Um Nähe zum Referenznehmer zu signalisieren, können Sie nach einmaliger vollständiger Angabe des Namens den Referenznehmer nur noch mit Vornamen benennen. Zudem können Sie zur Steigerung der Wirkung bei den Beschreibungen der Stärken, Qualifikationen und Charakterzüge die Gegenwartsform verwenden. Anstelle von "Ms Morgan was willing to take any challenge ..." können Sie also schreiben "Mona is willing to take any challenge ...".

Falls der Arbeitnehmer den Entwurf selbst vorformuliert hat, dann achten Sie auf die Perspektive der Darstellung. Ändern Sie den Text bei Bedarf, damit es sich um kein "Eigenlob", sondern eindeutig um ein Lob aus Ihrer Perspektive handeln.

Durch Fakten überzeugen: Die Darstellung wesentlicher Arbeitserfolge und konkreter persönlicher Eigenschaften stärkt die Glaubwürdigkeit eines Referenzschreibens und zeigt, dass Sie den Arbeitnehmer und seine Arbeit gut kennen. Falls (z. B. bei einem Mitarbeiter mit eher einfachen Aufgaben und wenig Gestaltungsspielraum) Arbeitserfolge nicht konkret darstellbar sind, sollte der Erfolg in anderer Weise quantifiziert werden, z. B. durch den Vergleich mit dem Durchschnitt der Kollegen ("Max was always the best or among the best performers in my sales team.")

Mehrdeutigkeiten vermeiden: Vermeiden Sie ebenso wie in Arbeitszeugnissen mehrdeutige Formulierungen, irrelevante Angaben, auffällig schwaches Lob und Lob ohne Begründung. Vermeiden Sie auch die Verwendung von Adjektiven und Adverbien, die als Hinweis auf schwaches Lob oder Kritik verstanden werden können, z.B. adequate, decent, fair, good, nice, reasonable, etc.

Aussagen sprachlich aufwerten: Werten Sie zentrale Aussagen der Beurteilung durch Adjektive, gesteigerte Modaladverbien oder Temporaladverbien auf (Beispiele: excellent, unique, oustanding, great, superb, absolute bzw. very, fully, highly, most, utmost, highest, fullest bzw. always, constantly, etc.) ohne dies aber zu übertreiben.

Fassen Sie sich kurz: In den USA gilt eine Seite als Richtwert, zwei Seiten sollten nicht überschritten werden. Schreiben Sie aber mehr als nur ein paar Zeilen: extreme Kürze könnte signalisieren, dass Sie den Arbeitnehmer nicht wirklich empfehlen wollen, nicht so gut kennen oder dass es nicht viel (Gutes) über ihn zu sagen gibt.

Eine klare Empfehlung aussprechen: Vergessen Sie keineswegs die ausdrückliche Empfehlung! Es handelt sich hierbei um die Kernaussage einer englischen Referenz. Sie können außerdem Dank und Bedauern ähnlich wie im Arbeitszeugnis zum Ausdruck bringen, zwingend erwartet wird dies aber nicht. Zukunftswünsche sind eher unüblich. Anstatt dem Arbeitnehmer Erfolg für die Zukunft zu wünschen, bringen Referenzaussteller zuweilen ihre Überzeugung zum Ausdruck, dass der Arbeitnehmer in Zukunft gute Arbeit leisten bzw. Erfolg haben wird, z.B. "I am confident that she will provide the same commitment and ability in any other workplace".

Ausstellung im Zweifelsfall ablehnen: Stimmen Sie der Ausstellung eines persönlichen Referenzschreibens nur dann zu, wenn Sie 100%ig vom Arbeitnehmer überzeugt sind und eine starke Referenz abgeben und auf Nachfrage auch mündlich bestätigen und begründen können. Falls Sie Zweifel haben, wäre zu überlegen, ob die Ausstellung eines persönlichen Referenzschreibens durch eine andere Person im Unternehmen bzw. die Ausstellung eines nüchterneren Referenzschreibens aus Perspektive des Unternehmens nicht sinnvoller wäre.

Das Dokument gründlich prüfen: Prüfen Sie das fertige Dokument sorgfältig oder lassen Sie es durch einen kompetenten englischen Muttersprachler prüfen. Rechtschreibfehler oder stilistische Mängel werfen nicht nur ein schlechtes Licht auf den Arbeitnehmer (der Fehler nicht bemerkt und reklamiert hat), sondern auch auf Sie selbst und Ihr Unternehmen.

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8. Literatur

Die Zusammenstellung von Informationen auf dieser Seite beruht u.a. auf folgender Literatur (aufgeführt in umgekehrt chronologischer Reihenfolge:

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Lovatt, Christopher; Potter, Stephen: Employment References - Caveat Scriptor (Let The Writer be Beware). Manchester Metropolitan University, Cheshire 2004.

Ashby, John: EMPLOYMENT REFERENCES: SHOULD EMPLOYERS HAVE AN AFFIRMATIVE DUTY TO REPORT EMPLOYEE MISCONDUCT TO INQUIRING PROSPECTIVE EMPLOYERS? In: ARIZONA LAW REVIEW Vol. 46. (2004). 117-149.

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Little, Beverly L.; Sipes, Daphne: Betwixt and Between: The Dilemma of Employee References. In: Employee Responsibilities and Rights Journal Vol. 12 No. 1 (March 2000. 1-8.

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Precht, Kristen: A Cross-cultural Comparison of Letters of Recommendation. In: English for Specific Purposes Vol. 17 No. 3 (1998). 241-265.

Garrett, Anne E.: Giving Employee References: Potential Pitfalls and Protections. In: Los Angeles Business Journal (Monday, January 12th, 1998).

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Aamodt, Michael; Bryan, Devob; Whitcomb, Alan: Predicting Performance with Letters of Recommendation. In: Public Personnel Management Vol. 22 No. 1 (Spring 1993). 81-90.

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